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タスク整理が苦手な方必見!みるみる仕事が進むタスク管理法とは?

タスク整理が苦手な方必見!みるみる仕事が進むタスク管理法とは?

2022.01.17

愛知県豊橋市に人材派遣会社を営み、工場求人もあ(求人もあ)を運営しています「株式会社サンキョウテクノスタッフ」です。

ブログ形式で「派遣のお仕事情報」や「初めて派遣で働くひと」のお役立ち情報を定期的に配信していきます。


さて、早速、今回のブログのテーマに入りたいと思います。

今回のテーマはズバリ『タスク管理が苦手です。みるみる仕事が進むタスク管理法ってありますか?』ということでお伝えしていきたいと思います。

■ビジネスマンに必要なタスク管理の能力

タスクの管理能力は、仕事を円滑に進めるために必要なビジネススキルの1つ。

適切にタスク管理ができると仕事の優先順位の設定や進捗把握もできるため、効率的に作業を進められます。

もし適切にタスク管理ができていないと、本来納品すべき日時に納品できなかったり、業務が停滞することで玉突きに他の業務の進捗にも支障をきたしてしまいます。

そうなってしまうと、自分の仕事に影響が出るばかりか、メンバーや取引先にも迷惑をかけてしまうことになります。


タスク管理が苦手な方がいる一方で、とっても忙しそうに見えてもいくつものタスクを抜け漏れなく上手に管理している人がいるのも事実。

タスク管理能力は生まれ持った才能ではなく、ノウハウやコツを身に付けることで誰でも習得できるスキルです。

タスク管理が苦手、上手にタスクをコントロールできないという方は、参考にご一読ください!

■タスク管理の3つのポイント

1つひとつのタスクには遂行するための時間や工数がそれぞれ異なります。さらには1つのタスクから紐づいて発生するタスクもありますよね。

タスク管理が苦手な人は、工数や時間・紐づいて発生するタスクに意識を向けられず目の前のタスクだけにしか対応できていない可能性があります。

タスクを管理するためには、起こり得るタスクを整理し、中長期的な時間・工数を把握することがポイントです。


□STEP1:タスクの洗い出しとリスト化

まずは自分が受け持っているタスクや、依頼される・担う可能性の高いタスクを詳細に洗い出しましょう。

その際ポイントとなるのは、できるだけ細かい粒度でタスクを洗い出すこと。この時に起こり得るタスクを洗いだしておくことで、「思いの外仕事が溜まっている」という事態を避けることができます。


そしてもう1つ大切なことは、リスト化すること。頭の中だけでは記憶の限界があります。

またリスト化することで、タスクボリュームが明確になるメリットもあります。


□STEP2:工数・時間の確認

それぞれのタスクを洗い出し、リスト化した後は、1つひとつのタスクにかかる時間・工数を整理します。工数・時間を確認することで納期や期日までを逆算して計画的にスケジュール立てられるようになります。

また納期・期日から逆算することで、タスク進度が明確化し、仕事が遅れているのか余裕をもって進められているのか常に把握することができます。


□STEP3:優先度・重要度の順位付け

最後にそれぞれのタスクの優先度・重要度の順位付けを行います。

タスクが1つ終わる度に、次どのタスクに着手しよう…と考えていては時間が足りません。

効率的にタスクの抜け漏れがないように進めるためにも優先度・重要度の順位付けは必須と言えるでしょう。


いくらスケジュールや納期を意識してタスク管理をしていたとしても、業務の遅延やトラブルが生じてしまう場合もあるでしょう。

しかしタスク管理がしっかりなされていれば、遅延やトラブルが生じたとしてもリカバリースピードが可視化され、早めの対策を立てられます。


タスク管理が苦手という方は、STEP1から順にタスク管理のポイントを意識して実行してみてください。最初は慣れないかもしれませんが、毎日のタスクを習慣的に管理することでしなければならない事の洗い出しや優先順位付けの精度が上がります。

タスク整理がきちんとできれば、作業効率も上がり、結果的にミストラブルも減らせるかもしれません!

作業効率を上げたい、仕事が終わらず困っているという人もぜひ、参考にご紹介したタスク管理のポイントを実践してみてください!


今回は『タスク管理が苦手です。みるみる仕事が進むタスク管理法ってありますか?』について特集をさせて頂きました。

皆様のお仕事探しのご参考になればうれしい限りです♪


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